Es importante realizar la estructura del archivo por temas, series y subseries documentales, para usar esta estructura en las carpetas de archivos digitales. Esta estructura se debe implementar desde el primer momento con el fin de evitar el desorden de los archivos digitales, los cuales por su variedad y cantidad son difíciles de organizar con posterioridad, ya que se vuelve un trabajo casi imposible....
En la medida de lo posible y así lo permita la organización de la colección, es importante almacenar las tecnologías, los medios y los soportes que son similares juntos. Esto quiere decir que las grabaciones de audio deben estar con sus similares; lo mismo con los videos, fotografías y textos. Así mismo, cada soporte debería almacenarse con sus similares. Textos impresos en libros con sus semejantes, los mismo para las revistas y los manuscritos; casetes...
El proceso de descripción o catalogación es importante realizarlo luego del inventario y el ordenamiento de la colección, su finalidad es extraer de los documentos la mayor cantidad de información posible. Dicha información es importante que sea estructurada, para este fin se deben mezclar los campos abiertos de descripción y los campos cerrados de selección; lo anterior con el fin de estandarizar palabras básicas y facilitar la búsqueda. Cada custodio o coleccionista define el número...