Tips conservación de la memoria
Por: Juan Felipe Santos
1.
En la medida de lo posible y así lo permita la organización de la colección, es importante almacenar las tecnologías, los medios y los soportes que son similares juntos. Esto quiere decir que las grabaciones de audio deben estar con sus similares; lo mismo con los videos, fotografías y textos. Así mismo, cada soporte debería almacenarse con sus similares.
Textos impresos en libros con sus semejantes, los mismo para las revistas y los manuscritos; casetes de audio con sus similares, así como los carretes abiertos; las fotografías en color almacenadas entre ellas, así mismo con los negativos en color, y las fotografías en blanco y negro con sus semejantes, así lo mismo para los negativos en color. Las grabaciones de video al ser los medios más extendidos y variados, deben estar almacenados por soportes similares: Betamax, Betacam, Umatic, Vhs, 1 pulgada, MiniDV, Video 8 y Hi8, entre otro.
2.
Es importante realizar procesos básicos de conservación y de primeros auxilios en los documentos que conforman la colección. De manera periódica se deben realizar procesos de limpieza superficial y, por lo menos una vez al año, procesos de limpieza exhaustiva de los soportes. La limpieza se debe hacer sin humedad o elementos corrosivos como alcohol, desinfectantes o limpia grasa; se debe hacer con pinceles o bayetillas de fibras sintéticas (en la medida de lo posible evitar el algodón).
3.
Es importante eliminar materiales ajenos a los soportes que afectan su estabilidad física y química, como ganchos, clips y grapas metálicas, bolsa de plástico, autoadhesivos (sellos, estampas, post-it) y cinta adhesiva. Aunque es estos dos últimos casos, se deben retirar solo en la medida que el adhesivo se encuentre oxidado y retirar tanto el autoadhesivo como la cinta no conlleve mayores problemas de conservación al soporte.
Es importante resaltar la necesidad de eliminar las bolsas plásticas, pues éstas generan microclimas que no solo desnaturalizan los soportes documentales, sino que además facilitan la aparición de agentes biológicos de deterioro. Es mejor usar carpetas de cartulina y cajas de cartón desacidificado, o sobres de papel desacidificado o de tela quirúrgica, para almacenar los documentos.
4.
Los procesos de manipulación, consulta y reproducción es mejor realizarlos con guantes para evitar que la grasa y el sudor de la piel puedan generar deterioros en los soportes. Se recomiendan los guantes de nitrilo o de algodón, en ningún caso los de látex.
Durante estos procesos es conveniente no manipular sustancias contaminantes como bebidas o alimentos, o estar fumando. Esto no solo puede afectar a los documentos, también a la persona que realiza los procesos, ya que es más fácil generar contaminación cruzada, lo que puede afectar la salud de la persona.
5.
Es importante limpiar los soportes antes y después de consultarlos o reproducirlos; así mismo, limpiar los equipos de grabación y reproducción, antes y después de cada proceso. Se debe resaltar que en el caso de los soportes analógicos de grabación de audio, video, material fotográfico y fílmico, se deben reproducir lo mínimo posible y si es viable solo para digitalizarlos. Lo anterior debido a que cada proceso de reproducción deteriora en gran medida el soporte original y por ende la información en él contenida.
6.
Debido a que en la actualidad la tecnología dominante es la digital, es importante realizar procesos de conversión analógica digital o digitalización con el fin de mejorar la conservación de los soportes originales y de preservación y difusión de los contenidos grabados. Se recomienda que como mínimo se realicen tres copias: copia de conservación, copia de acceso y copia de difusión.
La copia de conservación sin compresión en archivo de alta calidad, como archivo de respaldo el cual no debería ser editado. La copia de acceso, con mediana compresión y mediana calidad, con procesos de edición para mejorar las calidades estéticas de la información indicando siempre qué se realizó; esta copia se usa para la consulta y la obtención de otras copias. La copia de difusión de baja calidad y alta compresión con procesos de edición explícitos para mejorar las calidades estéticas, usada básicamente para la consulta en la base de datos y la publicidad en las redes sociales. En la copia de difusión se recomienda implementar marcas de agua o cortinillas indicando el nombre de la colección o del custodio.
7.
En el siguiente cuadro se muestra el tipo de extensión recomendado para cada uno de los tipos documentales más comunes.
|
Tipo documental |
Conservación |
Acceso |
Difusión |
| Texto | .PDF/A | .JPG | |
| Imagen | .JPEG2000 o .TIFF | .JPG | .JPG |
| Audio | .BWF | .WAV | .OGG |
| Video | .MOV | .MOV | .OGG |
8.
El proceso de conversión analógica digital o digitalización no es la finalidad de un proceso de gestión de contenidos y conservación de soportes, es un paso más. Se debe entender que además se está convirtiendo información analógica en un lenguaje digital totalmente diferente, con todas las implicaciones éticas que esto conlleva. Por este motivo la copia de conservación debe ser lo más parecida al original y los procesos de edición se deben realizar solo en las copias de acceso y difusión, siempre indicando qué fue lo que se realizó.
De lo contrario se estaría falsificando el documento original, modificando los valores documentales, históricos y estéticos de los documentos. Más que un proceso técnico, la digitalización es un proceso de recuperación de la información, basado en principios y procedimientos que deben respetar los valores originales de los documentos.