Tips de preservación digital
Por: Juan Felipe Santos
1.
Es importante realizar la estructura del archivo por temas, series y subseries documentales, para usar esta estructura en las carpetas de archivos digitales. Esta estructura se debe implementar desde el primer momento con el fin de evitar el desorden de los archivos digitales, los cuales por su variedad y cantidad son difíciles de organizar con posterioridad, ya que se vuelve un trabajo casi imposible.
2.
Las extensiones de archivo digital recomendado para las copias de conservación tienen la posibilidad de embeber metadata, lo que significa que se pueden poner listas de palabras claves asociadas al archivo digital, lo que es bastante útil para organizar tanto la colección como los archivos.
3.
Se debe tener un inventario básico de los soportes digitales y sus contenidos generales, para que en el futuro se faciliten los procesos de migración y refrescamiento digital de soportes digitales, con el fin de evitar la obsolescencia tecnológica. Este inventario permite determinar qué tan obsoleta es la tecnología de los soportes documentales y así priorizarlos en procesos de cambio tecnológico.
4.
Es importante no almacenar las copias digitales en un mismo soporte de almacenamiento, ya que en caso de ocurrir un siniestro o accidente se perderían todas las copias. Por esto se recomienda que por lo menos las copias de conservación se tengan en espacios diferentes a donde se encuentra la colección y las copias de acceso y difusión. De ser posible se recomienda que incluso las copias de conservación se encuentren en un espacio físico diferente.