Tips de gestión de la memoria
Por: Juan Felipe Santos
Los siguientes tips ayudarán a organizar y clasificar cualquier colección.
Todo proceso que se quiera realizar en cualquier fondo o colección documental debe iniciar con un inventario. El inventario consiste en plasmar los datos básicos tanto del soporte como de la información almacenada. Los datos sugeridos para un inventario son:
- Título
- Lugares geográficos
- Época
- Soporte
- Tamaño/Duración
- Tecnología: Analógico o Digital
- Tipología: Textual, gráfico, fotográfico, audio, video
- Observaciones
Es importante que existan campos sin formato para ingresar cualquier información y campos de selección, ya que permite tener información sin estructura y estructurada, para poder recuperar los datos de manera práctica, como en el caso de tecnología y tipología.
2.
A partir del inventario se puede realizar el proceso de organización de la colección. Dicho proceso se puede abordar de varias formas de acuerdo a los criterios del coleccionista o custodio de la colección. Sin embargo, la colección se puede organizar por:
- Autor o autores de contenidos
- Tipología de contenidos
- Época de generación de contenidos
- Lugar geográfico de generación de contenidos
- Tipo de soporte que alberga contenidos
3.
El proceso de descripción o catalogación es importante realizarlo luego del inventario y el ordenamiento de la colección, su finalidad es extraer de los documentos la mayor cantidad de información posible. Dicha información es importante que sea estructurada, para este fin se deben mezclar los campos abiertos de descripción y los campos cerrados de selección; lo anterior con el fin de estandarizar palabras básicas y facilitar la búsqueda.
Cada custodio o coleccionista define el número de campos y sus características, sin embargo, existen estándares definidos a nivel internacional que pueden ser bastante útiles para estructurar dichos campos. Dentro de los más usados y recomendados se encuentran el estándar Dublin Core y las Reglas Anglo Americanas de Catalogación.
4.
Es importante hacer el ejercicio de plasmar las palabras claves de la colección y estructurarlas de acuerdos a ordenamientos verticales, supeditando grupos de palabras a encabezamientos claves. Esto genera no solo una forma de ordenamiento, también palabras claves (metadatos) que facilitan la organización y clasificación de los contenidos.
Un ejemplo sencillo es imaginar la estructura del archivo como un árbol con un tema central, temas primarios (series) y temas secundarios (sub series). Esta misma estructura ayuda para generar las palabras claves estandarizadas propias de la colección. Esta estructura permite agrupar los documentos por temas principales y secundarios, lo cual facilita la recuperación y consulta de la información.
5.
De ser posible, se debe dejar un campo para incluir el objeto digital, el cual es una muestra en baja calidad del documento (texto, audio, video, imagen), que apoya la información descrita, haciéndola más dinámica y atractiva para la consulta.
No importa que dicho objeto digital aún no exista, lo importante es dejar la opción para el momento en que se realicen procesos de digitalización o migración digital.